Copiar fórmulas

Copiar fórmulas

¿Cómo copiar una fórmula en Excel 2000?

Para copiar una fórmula de una celda o rango a otra/o, seleccionamos la celda/rango de origen, pulsamos copiar ( o CTRL.+C EDICIÓN -> COPIAR) y la pegamos en el destino.

¿Cómo copiar una fórmula en Excel 2007, 2013 y 2016?

Para copiar una fórmula de una celda o rango a otra/o, seleccionamos la celda/rango de origen, pulsamos copiar en la pestaña Inicio ( ó CTRL.+C) y la pegamos en el destino.

Referencias fijas y relativas en fórmulas

Cuando copiamos una fórmula y la pegamos a otro lado de la hoja, la fórmula que se copia no hace referencia a los datos de origen, sino a los datos relativos a la celda de destino que están en la misma posición relativa a como estaban en la de origen.

Por ejemplo:

Si en la celda C3 tenemos =C1+C2 y la copiamos a la celda D3, en esta última se copiará =D1+D2

Si queremos que alguna parte de la fórmula permanezca fija, debemos preceder la referencia a la celda de un signo $

Ejemplos:

A1 Celda relativa

$A1 Columna fija ($A) y fila relativa (1)

A$1 Fila fija ($1) y columnarelativa (A)

$A$1 Celda fija ($A => Columna fija/ $1 => Fila fija)

Que las celdas o las columnas sean “fijas” no quiere decir que no se puedan modificar. Lo que quiere decir es que, al hacer referencia a ellas desde una fórmula, y copiar esa fórmula a otro lugar, aquello que tenga $ se mantendrá fijo, es decir, exactamente igual en la celda destino, y lo que no lo tenga cambiará para obtener los datos de otras celdas, aquellas que estén en la misma posición relativa respecto a la celda de la fórmula final que sus precedentes para la celda de la fórmula inicial.

Si en C3 tenemos A D3 se copia
=C1+C2 =D1+D2
=$C1 + C$2 =$C1+D$2
=$C$1+$D$2 =$C$1+$D$2

Ejemplo

Supongamos que tenemos la siguiente tabla:

Queremos calcular los totales usando una única fórmula que podamos copiar a todas las celdas de total.

Comenzamos con la celda de Total1 – Producto 1 (celdaF5). Esta celda contendrá la fórmula: =C5*(1-C2-D5)

Si copiamos la fórmula y la pegamos al resto de las celdas de totales obtenemos lo siguiente:

Si observamos las fórmulas que se han copiado, veremos que han ido obteniendo los valores de celdas relativas que se encuentran en la misma posición que tenían las celdas iniciales.

Pero lo que queremos no es esto.

Por ejemplo, queremos que la celda C2 se mantenga constante en todas las fórmulas, pues es el mismo valor para todas. Por tanto,en la fórmula inicial escribiremos un $ en fila y columna para fijarlas:=C5*(1-$C$2-D5)

Por otro lado, queremos que los precios se mantengan fijos para cada una de las filas, por tanto, debemos fijar la columna, para que los totales 2 no cojan los datos de la columna D, sino que los cojan también dela C.

Por tanto, la fórmula inicial debía haber sido:=$C5*(1-$C$2-D5)

Utilizando esta fórmula obtenemos:

Fijar una celda de forma rápida con F4

Para fijar una celda de forma rápida podemos usar la tecla F4.

  • Si pulsamos F4 sobre la referencia a un rango o celda (por ejemplo D6), la fijamos completamente ($D$6).
  • Si volvemos a pulsar, fijamos la fila y dejamos relativa la columna (D$6)
  • Si volvemos a pulsar, fijamos la columna y dejamos relativa la fila ($D6)
  • Si pulsamos una vez más, hacemos relativa la celda, de nuevo.

Copiar la misma fórmula en un rango

Para escribir un mismo dato, o una misma fórmula en todas las celdas de un rango, seleccionamos ese rango, escribimos el dato y, en lugar de pulsar ENTER, pulsamos CTRL.+ENTER.

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Funciones

¿Qué es una Función en Excel?

Las funciones son operaciones específicas de cálculo que admiten parámetros variables para devolver un resultado.

Es decir, es como tener una fórmula ya predefinida a la que le puedes dar los datos con los que deseas operar.

Por ejemplo:

  • En lugar de poner A7 = A1 + A2 + A3 + A4 + A5 + A6
  • Podemos usar la función suma A7 = SUMA(A1:A6) donde : equivale a “hasta”, es decir: “suma desde A1 hasta A6).

Existen funciones predefinidas en Excel que nos ayudan a presentar resultados más complejos.

La función Suma y la opción Autosuma

Una de las más utilizadas es la de la suma de los datos de un rango, definida por =SUMA(rango)

En Excel 2000

La función de Suma la podemos aplicar directamente con el botón 

En Excel 2007 a 2016

La función de Suma la podemos aplicar directamente con el botón  de la pestaña Inicio.

Insertar una función

En Excel 2000

El resto de las funciones las podemos encontrar en  o en el menú INSERTAR-> FUNCIÓN

En Excel 2007, 2013 y 2016

El resto de las funciones las podemos encontrar en la pestaña FÓRMULAS

Al pulsar INSERTAR FUNCIÓN se abre un cuadro de diálogo con todas las funciones:

Funciones más utilizadas

Hay una gran cantidad de funciones en Excel. El uso de cada una de ellas y su mayor aprovechamiento, depende del usuario y su especialización. No vamos a describirlas todas en este curso, ya que algunas de ellas requieren conocimientos matemáticos y financieros avanzados, pero sí las que correspondan al grado de avance del curso.

Las más utilizadas son:

SUMA Suma los números de un rango de datos
PROMEDIO Devuelve la media aritmética de un rango de datos
CONTAR Cuenta el número de datos de un rango
MAX Devuelve el máximo valor
MIN Devuelve el mínimo

Ayuda con las funciones

Existen muchas otras interesantes. Excel proporciona ayuda “al vuelo” sobre cómo usarlas y los datos que tienes que incluir.

Una de las funcionalidades más importantes de Excel es la de poder realizar cálculos automáticos y facilitártelos a través de estas funciones, ya que no siempre lo que queremos es sumar, restar, multiplicar o dividir. Por ello, es importante que te familiarices con la búsqueda y uso de funciones.

Excel te ayuda a resolver problemas nuevos, aquellos que no has visto antes, a través de estas funciones. Lo importante es que sepas cómo plantear el problema a resolver y luego buscar las funciones de Excel que mejor te ayuden a hacerlo.

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Sintaxis de una fórmula

Cuando introducimos un dato simple en una celda, lo hacemos escribiendo directamente el dato sobre la misma.

Para escribir una fórmula, debemos comenzar con el signo = (también podemos comenzar con +)

Por ejemplo, si queremos introducir en la celda el resultado de sumar el contenido de las celdas A1 y A2, escribimos: =A1+A2

Los operadores que podemos utilizar son (de menor a mayor prioridad):

+ Suma
Resta
* Producto (multiplicación)
/ División
^ Potencia
() Agrupación de operandos

Ejemplo: = A1 + (A2 * A3) / A1

Si vamos a escribir un texto que contenga un operador (por ejemplo, un número de teléfono con código internacional: +12 345 67 89), para que Excel no lo interprete como una fórmula, comenzamos poniendo una comilla simple ‘

Ejemplo: ‘+12 345 67 89