Introducir datos y fórmulas

Cómo introducir datos en celdas

Introducir un dato simple (un valor)

Para introducir un dato simple (un número o un texto) en una celda, la seleccionamos y escribimos directamente en ella.

Si introducimos un número que no cabe en la celda, aparecerán varios caracteres # en ella. Si lo que no cabe en la celda es un texto, éste se ampliará hasta las celdas de la derecha.

Introducir una fórmula

Además de los valores, podemos introducir fórmulas en la celda.

Para ello, comenzamos con el signo = y luego introducimos la fórmula. Por ejemplo: =1+2

También podemos usar los datos de otras celdas para generar la fórmula. Para ello, utilizamos su posición o el nombre personalizado, si lo tiene: =A1+8 ó =TOTAL*2 (donde TOTAL es el nombre que le hemos dado a la celda que contiene el total de una tabla).

Sustituir el contenido de una celda

Si escribimos sobre una celda que ya tiene contenido, dicho contenido se borrará. Para poder escribir en una celda que ya tiene contenido sin borrarlo, debemos seleccionarla y acceder a la barra de contenidos.

Si tenemos seleccionado un rango, al escribir, los datos se situarán en la casilla activa. Para cambiar de casilla activa dentro del rango, pulsamos la tecla ENTER.

Visualización de datos

Excel simpre va a intentar mostrar el dato de la mejor forma posible. Si el dato completo no cabe, buscará una alternativa. Por ejemplo, si el dato es 123456789101 y no cabe, escribirá 1,23456E+11 (1,23456 por 10 elevado a 11).

¿Qué significa cuando una celda muestra símbolos de almohadilla #?

Esto depende del formato seleccionado para la celda. Si es formato general, ocurrirá lo anterior, pero si el formato es número, lo sustituirá por ##########, indicando así que la celda contiene un número mayor de lo que puede mostrar.

¿Qué significa cuando una celda muestra #¡VALOR!?

Excel muestra #¡VALOR! cuando no puede calcular el resultado. Por ejemplo:

A1 contiene “Dato 1”

A2 contiene “Dato 2”

En A3 ponemos = A1 + A2

Como A1 y A2 contienen texto, no puede calcular el resultado y muestra #¡VALOR! en A3

Relleno rápido

¿Cómo introduzco el mismo valor en todas las celdas de un rango?

Para introducir un mismo valor en todas las celdas de un rango, selecciona el rango, introduce el valor y pulsa CTRL+ENTER (en lugar de ENTER solamente).

Si lo que introduces es una fórmula, introducirá en cada casilla la fórmula relativa a la primera. Por ejemplo, si seleccionamos el rango C1:C4 e insertamos =A1, lo que hará será añadir en C1 =A1, en C2 =A2, en C3 =A3 y en C4 =A4

Rellenar arrastrando con el ratón

Esto también se puede hacer colocando el dato en la primera casilla y arrastrando desde la esquina inferior derecha hasta la totalidad del rango.

Autorrellenar con doble click

Para copiar una fórmula en una columna, haciendo Doble Clic, escribimos la fórmula en la primera celda, nos situamos en la esquina inferior derecha (hasta ver el símbolo de autorrelleno) y hacemos doble clic. Esto sólo funciona si en las columnas contiguas hay datos, ya que la fórmula se copiará hasta que encuentre espacios en blanco en dichas columnas contiguas. También sirve para copiar un dato cualquiera.

Series de datos

Si lo que arrastramos no es un solo dato, sino varias celdas, Excel tratará de generar los datos que sean coherentes. Por ejemplo, si las celdas contienen 1 y 2, al arrastrar incluirá 3, 4, etc.

Esto se denomina serie y tiene muchas más opciones. Por ejemplo:

  • Si contienen 1 y 3, la siguiente será 5, 7, etc.
  • Si contiene Enero, Febrero, la siguiente será Marzo, Abril, etc.

Excel tiene la capacidad de identificar el patrón de los valores (en casos sencillos) y continuarlo al arrastrar.

La serie a crear puede contener texto y números.

¿Cómo buscar un dato en Excel?

Cuando tenemos hojas con mucha información, es útil poder encontrar un dato rápidamente.

Para ello, utilizamos la opción del menú Buscar.

Cómo buscar un dato en Excel 2000

Para buscar un dato en Excel 2000, utiliza la opción Buscar del menú Edición o pulsa CTRL + B

Cómo buscar un dato en Excel 2007-2013

En Excel 2007 a 2013, la opción Buscar está en la sección Modificar de la pestaña Inicio.

También podemos pulsar CTRL+B.

Sección Modificar de la pestaña Inicio en Excel 2007 a 2013

Cómo buscar un dato en Excel 2016

En Excel 2016, la opción Buscar está en la sección Edición de la pestaña Inicio.

También podemos pulsar CTRL+B.

Al pulsar en Buscar, se abre un cuadro de diálogo para introducir el dato que queremos encontrar.

Podemos buscar todos o buscar la siguiente aparición del dato.

También podemos elegir opciones avanzadas, como:

  • Buscar dentro de la Hoja: busca solo en la hoja actual
  • Buscar dentro del Libro: busca en todo el libro
  • Buscar por filas: Inicia la búsqueda en la siguiente fila y luego en cada columna de la fila. Al terminar pasa a la siguiente fila.
  • Buscar por columnas: Inicia la búsqueda en la siguiente columna y luego en cada fila de la columna. Al terminar pasa a la siguiente columna.
  • Buscar en fórmulas: busca el dato dentro de la fórmula, es decir, en la definición de la fórmula, no el valor que devuelve. Por ejemplo, si buscamos “Factura” y una fórmula que contiene =SI(J3=”Factura”;I3;0), nos la mostraría en la búsqueda.
  • Buscar en Valores: busca solo en el resultado final de la celda.
  • Buscar en Comentarios: cada celda puede tener un metadato (un dato aparte) asociado que incluye un comentario. En este caso, Excel buscaría dentro de los comentarios.
  • Coincidir con mayúsculas y minúsculas hace que busque el texto tal como se escribe
  • Coincidir con el contenido de toda la celda busca valores exactos, no fragmentos.
  • Formato nos permite también buscar un dato con un formato específico.
     

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